Welcher Prozess eignet sich am besten für den Einstieg in die Automatisierung?

Meist die E-Mail-Bearbeitung oder die Datenübertragung zwischen Systemen: Beide kommen täglich vor, folgen klaren Regeln und sparen sofort messbar Zeit. Entscheidend ist, mit einem einzigen Prozess zu starten und ihn zuverlässig zum Laufen zu bringen.

Wie viel Zeit lässt sich durch Prozessautomatisierung realistisch sparen?

Je nach Prozess zwischen zwei und zehn Stunden pro Woche und beteiligter Person. Die größten Effekte entstehen bei E-Mail-Bearbeitung, Dokumentenverarbeitung und manueller Datenübertragung – dort summieren sich viele kleine Vorgänge zu großen Wochenposten.

Bleiben Menschen bei automatisierten Prozessen in der Kontrolle?

Ja – gute Automatisierung ist so gebaut, dass Routinefälle automatisch laufen und Menschen genau dort entscheiden, wo es Konsequenzen hat: bei Freigaben, Ausnahmen und allem, was das Haus verlässt.

Prozesse automatisieren: 12 Abläufe, die Zeit fressen

Wenn ich in Unternehmen frage, was automatisiert werden soll, höre ich oft: „Bei uns ist alles Spezialfall.“ Dann schauen wir uns eine typische Woche an – und finden fast immer dieselben zwölf Zeitfresser. Hier sind sie, sortiert nach dem Hebel, den sie in der Praxis haben.

Wählen Sie die drei Abläufe, die Ihr Team am meisten kosten – 3 noch frei

Ihre Auswahl, pro beteiligter Person

0 h pro Woche · 0 h pro Jahr

Ein realistischer Automatisierungsgrad liegt bei 60–80 % davon – genug für eine ehrliche Rechnung.

Diese drei Abläufe im Erstgespräch prüfen →

Typische Wochenstunden pro beteiligter Person – Erfahrungswerte aus Prozessanalysen im Mittelstand. Zum Anklicken: Ihre drei größten Hebel.

Kommunikation: die größten Posten

1. E-Mail-Eingang sortieren und beantworten: Anfragen zuordnen, Standardfälle als Antwortentwurf vorbereiten, Rest eskalieren. In fast jedem Unternehmen der größte Einzelposten – oft 5 bis 10 Stunden pro Woche und Person im Kundenkontakt.
2. Anfragen vorqualifizieren: Eingehende Leads gegen Kriterien prüfen (Budget, Region, Thema) und dem Vertrieb fertig aufbereitet übergeben.
3. Terminkoordination: Das Hin und Her aus „Passt Dienstag?“ durch Buchungslinks und automatische Vor- und Nachbereitung ersetzen.
4. Wiederkehrende Kundenkommunikation: Statusupdates, Erinnerungen, Nachfass-Mails – personalisiert, aber automatisch ausgelöst.

Dokumente und Daten: die stillen Fresser

5. Rechnungen erfassen und prüfen: Daten aus PDF-Rechnungen ziehen, mit Bestellungen abgleichen, zur Freigabe vorlegen.
6. Angebote vorbereiten: Aus Anfrage plus Preisliste den Angebotsentwurf erzeugen – der Mensch prüft und verschickt.
7. Daten zwischen Systemen übertragen: Das ewige Copy-Paste zwischen CRM, Buchhaltung, Excel und Projekttool – der Klassiker, fehleranfällig und komplett automatisierbar.
8. Verträge und Dokumente auswerten: Laufzeiten, Fristen und Konditionen aus Dokumenten extrahieren und in eine Übersicht schreiben.

Intern: unterschätzt, aber dankbar

9. Berichte und Zusammenfassungen: Wochenberichte, Meeting-Protokolle, Management-Summaries aus vorhandenen Daten erzeugen.
10. Onboarding-Abläufe: Zugänge, Checklisten, Info-Mails für neue Mitarbeiter oder Kunden automatisch anstoßen.
11. Rechercheaufgaben: Markt-, Wettbewerbs- oder Lieferantenrecherche strukturiert sammeln und zusammenfassen lassen.
12. Social-Media- und Content-Vorbereitung: Aus vorhandenen Inhalten Entwürfe für Posts und Newsletter generieren – Freigabe bleibt beim Menschen.

Wie Sie daraus Ihre Startliste machen

Nehmen Sie die Liste mit in Ihr nächstes Teammeeting und stellen Sie eine einzige Frage: „Welche drei davon nerven uns jede Woche am meisten?“ Dann bewerten Sie die drei nach Häufigkeit, Klarheit und Messbarkeit – und Sie haben Ihren Einstiegsprozess. Wichtig: Nicht alles auf einmal. Eine Automatisierung, die läuft, überzeugt mehr als fünf, die halb fertig sind.

Abläufe, die das Team am meisten nerven – mehr nicht

davon als Einstieg wählen

2–10 h

Ersparnis pro Woche und Person, realistisch