Mein Angebot: vollständige Entwicklung in Vorleistung
Ich entwickle die vollständige Lösung für den gemeinsam vereinbarten Umfang, bevor Sie sich für die Übernahme entscheiden. Bis dahin berechne ich Ihnen nichts. Erst bei ausdrücklicher Annahme des kostenpflichtigen Angebots werden die ausgewiesenen Entwicklungskosten und die vereinbarten Lizenz-, Betriebs- und Nutzungskosten abgerechnet. Bei Ablehnung berechne ich Ihnen nichts. Die folgenden Preisbeispiele helfen, eine Übernahme zu kalkulieren; sie sind kein individuelles Angebot. Ablauf und Kosten im Detail.
„Was kostet das?“ ist die häufigste Frage in meinen Erstgesprächen – und die, um die sich die meisten Anbieter herumdrücken. Hier ist die ehrliche Antwort: Eine einzelne Prozess-Automatisierung liegt im Mittelstand typischerweise zwischen 2.000 und 15.000 Euro einmalig, plus laufende Kosten im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Die Spanne ist groß, weil der Aufwand fast vollständig von zwei Faktoren abhängt: wie klar der Prozess ist und wie viele Systeme angebunden werden müssen.
2.000–15.000 €
einmalig pro automatisiertem Prozess
< 200 €
laufende Kosten pro Monat, typisch
Individuell
Amortisation mit Ihren Annahmen berechnen
Die drei Kostenblöcke im Detail
Einmalig – Analyse und Aufbau: Prozess verstehen, aufräumen, Automatisierung bauen, testen, Parallelbetrieb. Ein einfacher Ablauf (z. B. E-Mail-Sortierung mit Antwortentwürfen) liegt am unteren Ende, eine Automatisierung über drei, vier Systeme hinweg (CRM, Buchhaltung, E-Mail, Dokumente) am oberen.
Laufend – Betrieb: KI-Nutzung wird pro Verarbeitung abgerechnet und ist günstiger, als die meisten denken – für typische Textaufgaben oft unter 50 Euro im Monat. Dazu kommen Plattformkosten (etwa für n8n oder Make) und gegebenenfalls Wartung.
Versteckt – intern: Die Zeit Ihrer Mitarbeiter für Abstimmung, Tests und Freigaben. Dieser Block wird fast immer vergessen, entscheidet aber über den Erfolg. Planen Sie pro Automatisierung einige Stunden Fachbereichs-Zeit ein.
Einmalig
2.000–15.000 €
Analyse, Aufbau, Test, Parallelbetrieb
Laufend
50–200 € / Monat
KI-Nutzung, Plattform, Wartung
Intern
einige Stunden
Abstimmung, Tests, Freigaben im Team
Die ROI-Rechnung, die wirklich zählt
Rechnen Sie mit dem tatsächlich erreichbaren Zeitgewinn: Wochenstunden × produktive Wochen × Anteil der Zeitersparnis. Bei fünf Stunden pro Woche, 46 produktiven Wochen und 60 Prozent Zeitersparnis werden 138 Stunden im Jahr frei. Bei 45 Euro Vollkosten entspricht das rechnerisch 6.210 Euro. Nach 1.200 Euro laufenden Jahreskosten bleiben 5.010 Euro Gegenwert. Einmalige Projektkosten von 6.000 Euro wären in diesem Szenario nach rund 15 Monaten ausgeglichen. Freie Kapazität ist nicht automatisch eingespartes Geld: Entscheidend ist, ob die Zeit nutzbar wird oder Kosten tatsächlich entfallen. Der Rechner berücksichtigt deshalb auch Restaufwand und prüft Szenarien ohne positive Amortisation.
Ihr Automatisierungspotenzial
Ihre Annahmen. Ihre Rechnung.
Passen Sie die Regler oder Zahlen an. Die Zeitersparnis berücksichtigt den verbleibenden Prüf- und Ausnahmeaufwand.
Ihr Ergebnis pro Jahr
- Freie Kapazität pro Jahr
- 138 Stunden
- Rechnerischer Wert vor laufenden Kosten
- 6.210 € / Jahr
- Nach laufenden Kosten
- 5.010 € / Jahr
- Rechnerische Amortisation
- 15 Monate
Bilanz über drei Jahre, einschließlich Projektkosten: 9.030 €.
Freie Kapazität ist nicht automatisch eine finanzielle Einsparung. Der Gegenwert entsteht nur, soweit die Zeit wirtschaftlich genutzt oder Kosten tatsächlich vermieden werden. Die Rechnung ist eine Orientierung mit Ihren Annahmen.
Annahmen gemeinsam prüfenEntwicklung in Vorleistung. Bei Annahme fallen Projektkosten sowie vereinbarte Lizenz- und Nutzungskosten an – berücksichtigen Sie diese vollständig in Ihrer Rechnung.
Warum „günstig“ oft teuer wird
Die verlockendste Falle ist das Selbstbau-Experiment nebenbei: Ein motivierter Mitarbeiter klickt in ein paar Abenden etwas zusammen, es funktioniert halb, niemand wartet es, und nach seinem Urlaub versteht es keiner mehr. Das Ergebnis ist keine Ersparnis, sondern ein weiteres System, das Aufmerksamkeit frisst. Automatisierung ist Infrastruktur – sie braucht einen Verantwortlichen, Dokumentation und jemanden, den Sie anrufen können, wenn sie nachts stehen bleibt.
Was das für Sie bedeutet
Lassen Sie sich von niemandem eine Pauschale ohne Prozessanalyse verkaufen – seriös ist, wer erst den Ablauf ansieht und dann eine Zahl nennt. Und starten Sie mit dem Prozess, der die klarste Rechnung hat: hohe Stundenzahl, klarer Ablauf, messbares Ergebnis. Dann finanziert die erste Automatisierung die zweite.