Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst — dein Team greift nur bei Ausnahmen ein.
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Individuelle KI-Systeme und Prozessautomatisierung
Ich entwickle individuelle KI-Lösungen, die wiederkehrende Arbeit reduzieren, bestehende Systeme verbinden und dein Team im Alltag entlasten.
01 · Ausgangslage
Der Status quo
Der Alltag
Die Folge
Wo Punkte verloren gehen
Was passiert, wenn man sie verbindet?
02 · Leistungen
Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst — dein Team greift nur bei Ausnahmen ein.
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Dokumente erkennen, prüfen und strukturieren.
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Internes Wissen schnell finden und nutzen.
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Bestehende Anwendungen sinnvoll verbinden.
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Klar definierte Aufgaben intelligent unterstützen.
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Softwarelösungen, die zu den Abläufen des Unternehmens passen.
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03 · Die Architektur
04 · Beispiele
Formatadaption für Social Media
Ein Redaktionsbeitrag wird automatisch in alle Kanalformate übersetzt.
05 · Die Wirkung
Routine läuft von selbst.
Minuten statt Tage.
Alle Daten an einem Ort.
Dein Team macht, was zählt.
Ein Rechenbeispiel
Ob Postfach, Rechnungen oder Dateneingabe — die Rechnung bleibt dieselbe. Hier mit einem Gehalt von 3.000 € brutto.
Nach gut drei Monaten hat sich die Investition getragen — im ersten Jahr bleiben 11.281 €.
21 Arbeitstage, 21 % Arbeitgeberanteil, im Beispiel 3.500 € für den Ausbau. Der Prototyp bleibt bei 999 € pauschal.
06 · Vorgehen und Haltung
Prozesse, Systeme und Ziele analysieren.
Warum mit mir
07 · Für wen
Ob du allein arbeitest oder mit fünftausend Kolleginnen, ob auf der Baustelle oder im Online-Handel: Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, hängt nicht von der Branche ab, sondern von seinem Aufbau.
Füreine PersoninBau und Handwerk
Diese Kunden arbeiten mit mir

08 · Über mich
09 · Häufige Fragen
ChatGPT beantwortet Fragen, kennt aber deine Abläufe und Systeme nicht. Ich baue Lösungen, die direkt mit deinem Postfach, deinen Dokumenten und deinen Anwendungen arbeiten — der Schritt vom Ausprobieren zum Werkzeug, das täglich läuft.
Ja, sehr gut sogar. Excel-Listen, E-Mail-Postfächer und PDF-Ablagen sind die häufigsten Ausgangspunkte. Die Daten bleiben, wo sie sind — das System liest und pflegt sie automatisch.
Nein. Ich übernehme Aufbau und Betrieb, dein Team bedient nur die Oberfläche, die es ohnehin kennt — Teams, E-Mail oder den Browser. Gibt es eine IT, stimme ich mich mit ihr ab.
Eine erste lauffähige Lösung steht in der Regel innerhalb einer Woche. Der Ausbau zum fertigen System hängt vom Umfang ab — meist wenige Wochen, nicht Monate.
Unsichere Fälle entscheidet das System nicht selbst — sie landen bei deinem Team. Und jede Aktion ist nachvollziehbar protokolliert, sodass du jederzeit siehst, was warum passiert ist.
Am besten eignen sich Abläufe, die sich wiederholen, festen Regeln folgen oder viel mit Dokumenten zu tun haben: Daten eingeben, prüfen, sortieren, Standardanfragen beantworten, Informationen von einem System ins nächste übertragen. Ob dein Ablauf dazugehört, finden wir in der Analyse heraus.
Nein. Es reicht, wenn du mir den Ablauf beschreibst, der dich gerade Zeit kostet. Die Lösung dazu entwickeln wir gemeinsam.
Ja. Ich verbinde die Anwendungen, mit denen du ohnehin arbeitest — statt noch ein weiteres Werkzeug danebenzustellen.
Mit einem unverbindlichen Gespräch über den Ablauf, um den es geht. Danach schaue ich ihn mir genauer an und wir legen fest, woran wir den Erfolg messen. Erst dann entscheidest du, ob umgesetzt wird.
Nein. Manches löst klassische Automatisierung zuverlässiger und günstiger. KI setze ich nur dort ein, wo sie einen echten Unterschied macht.
Bevor wir anfangen, legen wir gemeinsam fest, was sich verbessern soll — zum Beispiel Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder wie lange ein Vorgang insgesamt dauert. An diesen Zahlen misst sich die Lösung später.
Deine Daten werden nur für das genutzt, was vorher vereinbart wurde. Unklare Fälle landen immer bei einem Menschen — entschieden wird nicht automatisch über alles. Wo die Daten liegen und was vertraglich gilt, halten wir pro Projekt schriftlich fest.
Mein Standort ist Frankfurt am Main — vor Ort bin ich im ganzen Rhein-Main-Gebiet und in Hessen unterwegs, von Wiesbaden über Darmstadt bis Offenbach. Darüber hinaus arbeite ich remote mit Unternehmen in ganz Deutschland; die meisten Projekte laufen ohnehin über Videocalls und geteilte Systeme.
Ja — das ist Kernbestand der Arbeit: KI-Agenten, die mehrstufige Aufgaben selbstständig abarbeiten, Chatbots für wiederkehrende Anfragen, LLM-Integration (etwa ChatGPT oder Claude) in deine bestehenden Systeme, intelligente Dokumentenverarbeitung, E-Mail- und Rechnungsautomatisierung bis hin zur Anbindung von Microsoft 365 und Teams. Auch klassische Workflow-Werkzeuge wie n8n oder Make setze ich ein, wo sie die schnellste Lösung sind — und wo sie nicht reichen, baue ich das System passgenau.
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Peter Kaczmarek
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