Individuelle KI-Systeme und Prozessautomatisierung

Aus manuellen Abläufen werden klare, intelligente Systeme.

Ich entwickle individuelle KI-Lösungen, die wiederkehrende Arbeit reduzieren, bestehende Systeme verbinden und dein Team im Alltag entlasten.

01 · Ausgangslage

Der Status quo

Der Alltag

Die Folge

Wo Punkte verloren gehen

  • Informationen werden mehrfach eingegeben
  • Dokumente werden manuell geprüft
  • Wissen ist über verschiedene Systeme verteilt
  • Kundenanfragen wiederholen sich
  • Mitarbeitende übertragen Daten zwischen Anwendungen
  • Entscheidungen verzögern sich durch fehlende Informationen

Was passiert, wenn man sie verbindet?

02 · Leistungen

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Abläufe laufen von selbst — dein Team greift nur bei Ausnahmen ein.

01 / 06

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Dokumente erkennen, prüfen und strukturieren.

02 / 06

Wissensassistenten

Internes Wissen schnell finden und nutzen.

03 / 06

Systemintegration

Bestehende Anwendungen sinnvoll verbinden.

04 / 06

Individuelle KI-Agenten

Klar definierte Aufgaben intelligent unterstützen.

05 / 06

Maßgeschneiderte KI-Produkte

Softwarelösungen, die zu den Abläufen des Unternehmens passen.

06 / 06

03 · Die Architektur

01Daten
02Integration
03Automatisierung
04Oberfläche

04 · Beispiele

Drei Abläufe, die jetzt von selbst laufen.

etailment.deFachmedium · Digital Commerce

Formatadaption für Social Media

Ein Redaktionsbeitrag wird automatisch in alle Kanalformate übersetzt.

05 · Die Wirkung

Weniger Aufwand. Mehr Klarheit.

Weniger Handarbeit

Routine läuft von selbst.

Schneller fertig

Minuten statt Tage.

Ein klarer Stand

Alle Daten an einem Ort.

Zeit fürs Wesentliche

Dein Team macht, was zählt.

Ein Rechenbeispiel

Vier Stunden am Tag, für einen Ablauf.

Ob Postfach, Rechnungen oder Dateneingabe — die Rechnung bleibt dieselbe. Hier mit einem Gehalt von 3.000 € brutto.

1.815 €kostet der Ablauf im Monat
500 €kostet das System im Monat
1.315 €werden jeden Monat frei

Nach gut drei Monaten hat sich die Investition getragen — im ersten Jahr bleiben 11.281 €.

21 Arbeitstage, 21 % Arbeitgeberanteil, im Beispiel 3.500 € für den Ausbau. Der Prototyp bleibt bei 999 € pauschal.

06 · Vorgehen und Haltung

In fünf Schritten zum laufenden System — und drei Gründe, warum mit mir.

Verstehen

Prozesse, Systeme und Ziele analysieren.

Warum mit mir

Drei Gründe, die den Unterschied machen.

01

Individuell statt standardisiert

Üblich

Ein fertiges Werkzeug gibt die Form vor — der Ablauf muss sich fügen.

Mein Weg

Die Lösung wird um deinen Prozess herum gebaut, nicht andersherum.

02

Wirtschaftlicher Nutzen vor KI-Hype

Üblich

Viele Funktionen, von denen die wenigsten je gebraucht werden.

Mein Weg

Nur das, was messbar Zeit spart — der Rest bleibt weg.

03

Beratung und Umsetzung aus einer Hand

Üblich

Analyse, Konzept und Umsetzung liegen bei verschiedenen Häusern — jede Übergabe kostet.

Mein Weg

Ein Ansprechpartner vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb.

07 · Für wen

Nicht die Größe entscheidet. Der Ablauf.

Ob du allein arbeitest oder mit fünftausend Kolleginnen, ob auf der Baustelle oder im Online-Handel: Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, hängt nicht von der Branche ab, sondern von seinem Aufbau.

Füreine PersoninBau und Handwerk

Diese Kunden arbeiten mit mir

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Peter Kaczmarek
Peter KaczmarekBerater & Entwickler

08 · Über mich

Technologie beginnt mit dem Verständnis des Problems.

Beratung und Umsetzung
aus einer Hand
Über acht Jahre selbstständig
Projekte quer durch die Branchen
Frankfurt am Main
vor Ort und remote

09 · Häufige Fragen

Gut zu wissen, bevor wir sprechen.

Wir haben schon ChatGPT ausprobiert — warum reicht das nicht?

ChatGPT beantwortet Fragen, kennt aber deine Abläufe und Systeme nicht. Ich baue Lösungen, die direkt mit deinem Postfach, deinen Dokumenten und deinen Anwendungen arbeiten — der Schritt vom Ausprobieren zum Werkzeug, das täglich läuft.

Unsere Daten stecken in Excel-Listen — geht das trotzdem?

Ja, sehr gut sogar. Excel-Listen, E-Mail-Postfächer und PDF-Ablagen sind die häufigsten Ausgangspunkte. Die Daten bleiben, wo sie sind — das System liest und pflegt sie automatisch.

Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Ich übernehme Aufbau und Betrieb, dein Team bedient nur die Oberfläche, die es ohnehin kennt — Teams, E-Mail oder den Browser. Gibt es eine IT, stimme ich mich mit ihr ab.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Eine erste lauffähige Lösung steht in der Regel innerhalb einer Woche. Der Ausbau zum fertigen System hängt vom Umfang ab — meist wenige Wochen, nicht Monate.

Was passiert, wenn das System einen Fehler macht?

Unsichere Fälle entscheidet das System nicht selbst — sie landen bei deinem Team. Und jede Aktion ist nachvollziehbar protokolliert, sodass du jederzeit siehst, was warum passiert ist.

Für welche Abläufe eignet sich KI?

Am besten eignen sich Abläufe, die sich wiederholen, festen Regeln folgen oder viel mit Dokumenten zu tun haben: Daten eingeben, prüfen, sortieren, Standardanfragen beantworten, Informationen von einem System ins nächste übertragen. Ob dein Ablauf dazugehört, finden wir in der Analyse heraus.

Muss ich schon wissen, wie die Lösung aussehen soll?

Nein. Es reicht, wenn du mir den Ablauf beschreibst, der dich gerade Zeit kostet. Die Lösung dazu entwickeln wir gemeinsam.

Lassen sich meine bestehenden Systeme einbinden?

Ja. Ich verbinde die Anwendungen, mit denen du ohnehin arbeitest — statt noch ein weiteres Werkzeug danebenzustellen.

Wie beginnt ein Projekt?

Mit einem unverbindlichen Gespräch über den Ablauf, um den es geht. Danach schaue ich ihn mir genauer an und wir legen fest, woran wir den Erfolg messen. Erst dann entscheidest du, ob umgesetzt wird.

Braucht es immer künstliche Intelligenz?

Nein. Manches löst klassische Automatisierung zuverlässiger und günstiger. KI setze ich nur dort ein, wo sie einen echten Unterschied macht.

Woran messe ich, ob sich das lohnt?

Bevor wir anfangen, legen wir gemeinsam fest, was sich verbessern soll — zum Beispiel Bearbeitungszeit, Fehlerquote oder wie lange ein Vorgang insgesamt dauert. An diesen Zahlen misst sich die Lösung später.

Wie steht es um Datenschutz und Kontrolle?

Deine Daten werden nur für das genutzt, was vorher vereinbart wurde. Unklare Fälle landen immer bei einem Menschen — entschieden wird nicht automatisch über alles. Wo die Daten liegen und was vertraglich gilt, halten wir pro Projekt schriftlich fest.

Arbeitest du nur in Frankfurt?

Mein Standort ist Frankfurt am Main — vor Ort bin ich im ganzen Rhein-Main-Gebiet und in Hessen unterwegs, von Wiesbaden über Darmstadt bis Offenbach. Darüber hinaus arbeite ich remote mit Unternehmen in ganz Deutschland; die meisten Projekte laufen ohnehin über Videocalls und geteilte Systeme.

Setzt du auch KI-Agenten und Chatbots um?

Ja — das ist Kernbestand der Arbeit: KI-Agenten, die mehrstufige Aufgaben selbstständig abarbeiten, Chatbots für wiederkehrende Anfragen, LLM-Integration (etwa ChatGPT oder Claude) in deine bestehenden Systeme, intelligente Dokumentenverarbeitung, E-Mail- und Rechnungsautomatisierung bis hin zur Anbindung von Microsoft 365 und Teams. Auch klassische Workflow-Werkzeuge wie n8n oder Make setze ich ein, wo sie die schnellste Lösung sind — und wo sie nicht reichen, baue ich das System passgenau.

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Peter Kaczmarek

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