Kundenprojekt / Digitalagentur
Vom Postfach zum passenden Beleg.
Für bitfuel verbindet der Ablauf das Teams-Postfach mit der Erkennung von Rechnungsdaten und dem Abgleich offener Kontobewegungen. So wird aus einem Rechnungseingang eine strukturierte Grundlage für die Zuordnung.
Die Umsetzung ansehen ↓Der Ablauf auf einen Blick
Vom Eingang zum Ergebnis.
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Rechnung aus dem Teams-Postfach übernehmen
01 / Die Ausgangslage
Wo die Arbeit begann.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen laufen in einem Teams-Postfach zusammen. Für den Kontenabgleich werden Betrag, Datum und Geschäftspartner benötigt.
Das Projekt verbindet Dokumentenverarbeitung und Prozessautomatisierung. Die Unterstützung endet bei der Zuordnung und Ausnahmebearbeitung; eine steuerliche oder buchhalterische Beurteilung bleibt eine eigene Aufgabe.
02 / Die Umsetzung
Was konkret automatisiert wurde.
- 01
Rechnung aus dem Teams-Postfach übernehmen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden aus dem Teams-Postfach übernommen. Damit beginnt die Verarbeitung dort, wo die Dokumente bereits im Arbeitsalltag ankommen.
- 02
Betrag, Datum und Geschäftspartner auslesen
Betrag, Datum und Geschäftspartner werden ausgelesen. Diese Angaben bilden die gemeinsame Grundlage, um Rechnung und Kontobewegung miteinander zu vergleichen.
- 03
Mit der offenen Kontobewegung abgleichen
Die erkannten Rechnungsdaten werden mit der offenen Kontobewegung abgeglichen. Ziel des Schritts ist eine passende Zuordnung der beiden Vorgänge.
- 04
Abweichungen zur Prüfung an das Team geben
Abweichungen werden zur Prüfung an das Team weitergegeben. Uneindeutige Zuordnungen und unterschiedliche Beträge bleiben dadurch gezielt bearbeitbar.
03 / Das Ergebnis
Weniger Suchen. Klarere Zuordnung.
Der Ablauf verbindet Rechnungseingang, Datenerkennung und Zuordnung. Abweichungen werden gezielt an das Team weitergegeben.
Beschrieben ist der umgesetzte Ablauf. Eine quantitative Vorher-Nachher-Messung wird hier nicht ausgewiesen.04 / Bewusst berücksichtigt
Wo der Mensch entscheidet.
Uneindeutige Zuordnungen und abweichende Beträge benötigen eine Prüfung. Der Ablauf ersetzt keine steuerliche oder buchhalterische Beurteilung.